採用通知書のテンプレート｜内定通知書・労働条件通知書との違いと送付手順

採用通知書は、企業が採用の決定と今後の手続きを候補者へ伝えるために使う書面です。「採用通知書」「内定通知書」という名称だけで法的な扱いが一律に決まるわけではありません。通知内容、承諾、これまでの経緯などによっては労働契約が成立していると判断されます。この記事のテンプレートは通知文の例で、法定の労働条件明示を網羅した様式ではありません。条件の通知には、雇用形態に合う最新の公式モデルと自社の規程を照合して使ってください。

通知書は採用決裁者の確認後に作成します。給与、職種、雇用形態、入社日を面接担当者の記憶から転記せず、承認された正本に合わせます。求人や面接で伝えた条件に変更があるなら、説明と手続きを先に確認します。未承認の事項を通知文に入れてから調整する順序にしないでください。

以下は採用決定を知らせる通知文の例です。書面の位置づけ、条件、入社日、承諾手続きは個別の採用に合わせて確認します。採用取消事由を広く追加して自由に取消できるように見せる文言や、辞退に一律の違約金を課す文言を安易に加えないでください。

【発行日】
【候補者氏名】様
【会社名・所在地・発行責任者】
採用通知書

このたびは当社の【職種名】の選考にご参加いただき、ありがとうございました。選考の結果、【職種・雇用形態】として採用することを決定しましたので通知します。

入社予定日：【年月日／本人と調整中の場合はその旨と確定手順】
労働条件：【別添の労働条件通知書の名称・発行日・版を明記】
今後の手続き：【意向の連絡方法・必要書類・提出先】
ご意向を確認する予定日：【本人と相談した日付】
条件や手続きについて確認したい点、回答日程のご相談は、次の窓口へお知らせください。
窓口：【部署・担当・メール・電話・対応時間】

以上

条件書面をまだ交付できない状態で「別添」と記載しないでください。通知の時期と契約手続きを労務担当と確認し、必要な情報が欠けたまま候補者へ判断を求めない運用にします。

次は架空の会社・職種を想定した短い記入例です。実際の採用決定や労働条件を示すものではありません。
採用職種：法人営業
雇用形態：期間の定めのない労働契約
入社予定日：2027年1月5日（本人と合意済み）
労働条件：2026年11月10日発行の「労働条件通知書・版1」を別添
意向の連絡：人事担当宛てにメールで連絡。書面の内容と手続きを確認後、案内した方法で進める
確認予定：2026年11月20日。判断に必要な情報や日程の相談は担当窓口へ

この通知文に給与額だけを抜き書きする場合も、別添との不一致がないか確認します。複数箇所で金額を管理するより、条件書面を正本にして通知文から参照する運用の方が更新漏れを確認しやすくなります。

正社員、短時間・有期雇用など、対象者に応じて確認事項が異なります。労働局の様式集には2026年10月1日以降に対応したモデルも掲載されています。古い社内ファイルをそのまま複製せず、適用するモデルと改正内容を照合してください。仕事内容・就業場所と変更範囲、契約期間や更新、労働時間、賃金、退職に関する事項などを確認します。下表は準備のための確認例で、全ての法定事項を網羅していません。

採用通知メールの送信と、法令上の労働条件明示を同じ手続きと決めつけないでください。労働条件の電子交付は、本人の希望や出力・保存できる方法など、適用する要件を確認します。自社の採用管理システムで送れることだけを理由に交付方法を決めない運用にします。

件名：【会社名】採用のご通知と条件書面のご案内
【氏名】さん
選考へのご参加ありがとうございました。【職種名】として採用することを決定しましたので、採用通知書をお送りします。
書類：【採用通知書・条件書面の名称と共有先】
ご確認いただきたいこと：【内容・意向の連絡方法】
確認予定日：【日付】
書類を開けない場合、内容の質問、日程の相談がある場合は【窓口】へお知らせください。条件の説明は【面談日時／調整方法】でも行います。
【担当・連絡先】

メールを送っただけでは、本人が書面を受け取って内容を確認できたとは限りません。配信失敗、リンク権限切れ、添付不足を確認し、受領と意向回答を分けて記録します。未返信を自動的な承諾として扱わないでください。

誤記を見つけたら、影響する箇所と正しい内容を確認し、旧版と新版を識別できる状態で訂正を連絡します。単なる誤字と条件の不利益変更は同じ手順で処理しません。契約上の影響がある変更や内定取消は労務担当・専門家へ確認します。誤送信なら共有リンクの停止など被害拡大を防ぐ対応と、社内の個人情報事故対応を進めます。辞退を受けたときは、本人の意思を記録して関係者へ必要な範囲で共有し、予定していた配信や手続きを止めます。

架空例で、同じ月に送付した12件のうち、観察時点で受領確認済み10件、リンク不具合1件、未回答1件なら、受領確認率は10÷12＝83.3％です。この数字は承諾率ではありません。訂正件数を併せて確認し、氏名の差し込み、条件の版、添付の照合など原因ごとに作業を修正します。確認者を増やすだけでなく、条件の正本を一本化し、誰が確認したかを記録すると、同じ誤りを調べやすくなります。